I 4 Limiti delle Presentazioni Online e Come Superarli

Con la maggior parte delle aziende in smart working i meeting e le presentazioni avvengono soltanto attraverso l’utilizzo di un dispositivo digitale, diventando così una grande sfida per manager e leader di tutti i settori.

Sebbene nulla possa sostituire il rapporto umano, è indubbio che anche le presentazioni online possano coinvolgere efficacemente il pubblico. È vero anche che questo avviene solo quando voce, immagine, grafica e tecnologia si uniscono per offrire un’esperienza coinvolgente e di forte impatto.

In questi mesi abbiamo sperimentato che purtroppo non sempre tutto va come dovrebbe, infatti a volte ci si può imbattere in alcune situazioni che possono ostacolare la riuscita delle nostre presentazioni.

Per rendere le occasioni di parlare in pubblico virtualmente sempre più memorabili abbiamo creato una mini-guida per superare i 4 limiti delle presentazioni online.

Vediamoli insieme:

1. Distrazione dei partecipanti

Cominciamo con il più grande “tallone d’Achille” delle riunioni online: la distrazione dei partecipanti.
Un sondaggio pubblicato su Harvard Business Review ha mostrato quanto sia comune per i partecipanti ripartire la loro attenzione sulla riunione in corso ma anche su altre attività. Stando al sondaggio ad esempio il 63% degli intervistati continua a scrivere email, o ancora, il 43% controlla i social media.
Sembra difficile competere con così tante distrazioni, vero?

SOLUZIONE
È importante creare un ambiente sicuro e stimolante, nel quale i partecipanti possano sentirsi liberi di esprimersi e portare il loro contributo. È il giusto punto di partenza per mantenere l’attenzione sull’incontro.

Consigli Carnegiani
Tre principi di Dale Carnegie che possono aiutare:

• “Cominciate sempre in modo amichevole”. 
  Apriamo la riunione con positività, con saluti e buone notizie da condividere.
• “Ricordate che per una persona, il qualsiasi lingua, il suo nome è il suono più dolce e importante che esista”.
  Chiamiamo i partecipanti per nome e chiediamo il loro contributo.
• “Parlate di ciò che interessa agli altri”. 
  Cambiamo punto d’osservazione. Sarà più facile mantenere alto l’interesse dei partecipanti, se sanno di poter trovare qualcosa utile per loro.

2. Barriere tecnologiche

“Riesci a sentirmi?”, “Riesci a vedermi?”, “Togli il mute!”.
Sono frasi abbastanza comuni durante presentazioni o riunioni online. La tecnologia, che sembrava venire in aiuto, diventa quindi un grande ostacolo a un incontro produttivo.

SOLUZIONE
Questa sfida può essere affrontata con un elemento che leader e manager usano (o dovrebbero usare) costantemente: la pianificazione, sia dei dispositivi che degli strumenti, sarà ciò che farà la differenza nei nostri meeting. Ad esempio, possiamo prevedere e invitare i partecipanti ad effettuare l’accesso alle stanze virtuali in anticipo per riuscire a regolare tutti i malfunzionamenti prima dell’inizio della presentazione.

Consigli Carnegiani
Un principio, tratto dal libro “Come vincere lo stress e cominciare a vivere” che servirà soprattutto nelle presentazioni online più importanti, è il seguente:

• “Per affrontare i problemi:
  
  • Chiedetevi: cosa mi può capitare nel peggiore dei casi?
  • Preparatevi ad accettare lo scenario peggiore.
  • Migliorate la situazione partendo dalla cosa peggiore”.

Forse non risolverà tutti gli aspetti tecnici, ma ci consentirà di prevederne il più possibile e farvi fronte nel caso in cui fossero inevitabili.

3. Sovrapposizione

Non importa quanto sia buona la connessione, nelle riunioni online, è abbastanza comune che i partecipanti si “sovrappongano” durante una discussione proprio a causa di alcuni secondi di ritardo nella trasmissione della linea. 

SOLUZIONE
Il relatore ha il ruolo fondamentale di moderare gli interventi, capire chi non è attivo e includere tutti nella conversazione. Può venire in aiuto la funzione “Alza la mano”, disponibile su alcune piattaforme.

Consigli Carnegiani
Chiaramente Dale Carnegie non ha potuto vedere l’avanzamento tecnologico fino all’avvento di internet e delle video call, ha però lasciato due principi che, quando applicati, possono fare la differenza per evitare le sovrapposizioni di voci.

• “Siate buoni ascoltatori”.
  Ascoltiamo per capire, non per rispondere. E soprattutto, aspettiamo sempre qualche secondo prima di dire la nostra.
• “Lasciate che l’altra persona parli per la maggior parte del tempo”.
  A volte la tecnologia può inibire chi non si sente esperto o chi è più timido. Aiutare i partecipanti con domande aperte (aspettando rigorosamente in silenzio la risposta), li aiuterà ad aprirsi e a sentirsi coinvolti.

4. Bassa considerazione

Come abbiamo visto all’inizio, non è facile mantenere i collaboratori concentrati durante le presentazioni online. Spesso capita di partecipare a molte riunioni, alcune strategiche altre meno. Questo può generare la percezione che ci siano riunioni di serie A e riunioni di serie B e che sia sufficiente essere online per “essere presenti”.

SOLUZIONE
Oltre all’importanza di comunicare ai partecipanti il valore di tutti i meeting, è utile preparare un follow-up, in cui verranno descritti i punti principali e le decisioni prese durante l’incontro, distribuire un calendario con le attività e seguire lo sviluppo delle azioni.

Consigli Carnegiani
Se i consigli precedenti sono stati seguiti, sarà molto più semplice applicare questi due:

• “Fate in modo che l’altra persona sia felice di fare ciò che avete proposto”.
  Anche da questo si riconosce un leader: dalla sua capacità di farsi seguire con convinzione e motivazione. Quando invitiamo le persone ad una presentazione, facciamolo in modo che abbiano l’impressione di ricavarne un vantaggio personale.
• “Lanciate una sfida”.
  Creiamo dei contest interni, usiamo la creatività per stimolare la partecipazione. La possibilità di provare la propria capacità di eccellere, di vincere, nasconde il desiderio di sentirsi importanti. Ed è come ognuno di noi vorrebbe sentirsi, sempre.

E ora…alziamo l’asticella

Nonostante i limiti appena esposti, con un po’ di allenamento può essere molto facile usare una videoconferenza per una presentazione coinvolgente di fronte a un pubblico virtuale.
Come abbiamo detto all’inizio, però, ormai le persone se lo aspettano perchè sono abituate a partecipare a questo tipo di eventi.
Per rendere davvero popolare la nostra idea, dobbiamo avere un approccio unico. Andare oltre i confini del nostro computer e creare qualcosa che non si vede tutti i giorni. Usiamo tutti i mezzi tecnologici che abbiamo a disposizione e la nostra immaginazione per rendere le idee brillanti, interessanti e rappresentative. Condividiamo le nostre storie, le nostre vision e gli altri saranno disposti a condividere le loro. Insieme si può creare una nuova e più grande storia.