È facile lavorare in smart working se sai come farlo:
8 consigli per gestire il tempo e le priorità

Già da qualche settimana a causa del Covid-19, l’attività più sfidante risulta essere proprio la gestione del tempo e degli spazi.

Dovrebbe essere semplice. Basta organizzare la lista delle cose da fare in ordine di importanza e spuntarle una ad una fino alla fine, durante l’arco della giornata. 
Elenco completato entro le 17:59 e alle 18:00 possiamo spegnere tutti i nostri dispositivi e iniziare a rilassarci.

Dovrebbe essere semplice. Ma non è quasi mai così.
 Spesso il carico di lavoro è talmente elevato e i compiti da smarcare sono così tanti che non riusciamo nemmeno a valutare cosa sia realmente urgente.
Siamo paralizzati dall’enorme mole di task incombenti e l’unica soluzione plausibile sembra essere quella di iniziare a svolgere le attività più semplici e veloci, che raramente sono le più importanti.

Non riuscire a dare le giuste priorità porta stress e ansia, scadenze mancate, tempo perso ed energia sprecata. Quindi, cosa dovremmo fare quando ci sembra di dare ad ogni cosa lo stesso peso, ritrovandoci a combattere contro un unico grande nemico, la nostra agenda?

Ecco i nostri 8 consigli per imparare a dare le giuste priorità e aumentare esponenzialmente la produttività, anche da casa:

Allarga la tua inquadratura

Quando cerchi di allineare le tue attività quotidiane, è come se stessi osservando tutto attraverso l’obiettivo di una fotocamera a cui hai impostato lo zoom. 
Ma per saper definire i dettagli, devi prima allargare la tua inquadratura. Devi scambiare l’obiettivo zoomato con la versione grandangolare e vedere l’immagine intera. 
Quali sono gli obiettivi generali della tua azienda e del tuo team o reparto specifico? Quali sono i tuoi obiettivi personali per l’anno che ti aspetta? 
(Se non conosci le risposte a queste domande, ti consigliamo di definirle in modo da avere una guida per scegliere le tue priorità quotidiane). 
Quindi, restringi il quadro generale agli obiettivi mensili, poi agli obiettivi settimanali, fino agli obiettivi quotidiani. 
Ciò che fai nella tua quotidianità deve essere in linea con i tuoi obiettivi più sfidanti.

Fai sì che l’organizzazione diventi il tuo punto di forza

Gran parte delle priorità si riflette sulla definizione degli obiettivi. E per tenere traccia di tutti questi obiettivi, dovresti metterli per iscritto, in un posto predefinito.
 Oggi esistono innumerevoli app e programmi per l’organizzazione e il mantenimento delle note, per non parlare delle piattaforme per il coordinamento di progetti di gruppo. Puoi anche utilizzare qualcosa di più semplice come i documenti di Google, MS Word o il blocco note di base del tuo computer. Puoi persino scriverle a mano su un quaderno. 
Il punto è che scrivere, segnare, appuntare, ti aiuterà a scegliere, tra tutte le opzioni in agenda, quella più importante nel momento in cui ti sentirai confuso e disorientato.

Usa la Matrice

La matrice di Eisenhower si struttura come una griglia composta da quattro quadranti in cui “Importante” si trova sull’asse X e “Urgente” sull’asse Y. 
Con così tante attività, soprattutto in queste settimane di lavoro da remoto, è difficile dire cosa sia veramente importante per i nostri obiettivi più grandi. 
Questa griglia consente di inserire un’attività in una delle quattro categorie: Importante / Urgente; Importante / Non urgente; Non importante / Urgente; Non importante / Non urgente. È questo l’ordine in cui devono essere smarcate. È un sistema semplice che ti consente di valutare accuratamente tutti gli elementi del tuo elenco.

Valuta ogni possibilità

Questo è un sistema che puoi implementare parallelamente alla matrice di Eisenhower. 
Significa studiare attentamente ogni attività della tua lista:
• Posso delegare (o esternalizzare) questo compito a qualcun altro? O è essenziale che lo faccia io?
• Può essere riprogrammato per un’altra volta? O deve essere terminato subito?
• Posso automatizzare quest’attività? O ha bisogno di particolare attenzione?
• È in linea con i miei obiettivi più grandi? O è una distrazione?
• È nella mia lista da così a lungo (come non importante / non urgente) che dovrei semplicemente cancellarlo? O vale la pena portarlo a termine?

Dai priorità alle “attività catalizzatrici”

Hai mai saltato un pasto perché avevi troppo da fare? O hai fatto troppo tardi? O ancora, hai dimenticato di prenderti una pausa per uscire a prendere una boccata d’aria o semplicemente per alzarti dalla tua scrivania? 
A volte, le prime attività che trascuriamo quando siamo troppo impegnati, sono proprio quelle essenziali per la nostra salute e il nostro benessere. Chiamiamole “attività catalizzatrici” perché sono proprio quelle che ci danno gli stimoli mentali, emotivi e fisici fondamentali per rendere la giornata più profittevole. 
Questi compiti raramente fanno parte dell’elenco delle priorità quando siamo occupati, ma sono vitali per mantenere alta l’energia e ricaricare le batterie. 
Dare priorità a queste azioni, anche solo per alcuni minuti al giorno, ti permetterà di aumentare la tua concentrazione e la tua produttività, raggiungendo più velocemente i tuoi obiettivi.

Torna coi piedi per terra

Cerca di inserire meno attività nella tua lista quotidiana. Sostanzialmente significa sottovalutare quanto puoi fare in un giorno e sovrastimare quanto tempo impiegherai a portare a termine ogni cosa. 
Potrebbe essere utile scrivere accanto a ciascun elemento le ore, i minuti che ti serviranno per concludere quell’attività. 
Questo ti consentirà di pianificare realisticamente tutti i task con fasce orarie ben definite e ti aiuterà ad essere molto più selettivo anche con le priorità.

Elenca solo le azioni

Quando scrivi le tue cose da fare e scegli quali sono le priorità assicurati di essere specifico, oltre che realistico. 
Appunta le singole azioni per ogni attività, non solo con definizioni o nomi, come ad esempio “Progetto Miller”; piuttosto “Chiama Paolo per chiarire i dettagli” o “Brainstorming 10 idee per la proposta”.
Esistono tanti approcci per stabilire le priorità e aumentare la produttività. 
È fondamentale non rimanere bloccati nella paralisi delle decisioni da prendere. Non farti distrarre dalle cose che non contano. Creare opportunità chiare e definite per favorire tante piccole “vittorie” quotidiane, renderà ancora più semplice il processo di scelta delle priorità, facilitando il raggiungimento di quelle più grandi.

Non dobbiamo aver paura di dare il meglio anche nelle piccole incombenze, perché ogni volta che ne portiamo a termine una ci sentiamo più forti. Se facciamo bene le piccole cose, quelle grandi tenderanno a portarsi avanti da sole. – Dale Carnegie